E-Mail und Posteingang sorgfältig prüfen

Verfahrensdokumentation kann vor Betrügereien schützen

 

Bei einer Betriebsprüfung wird immer häufiger bereits zu Beginn nach der Verfahrensdokumentation gefragt. Die Verfahrensdokumentation umfasst die schriftliche Fixierung aller betrieblichen Prozesse, bei denen steuerliche Daten entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Sie kann aus verschiedenen Einzeldokumenten bestehen und zu ihr gehören auf jeden Fall alle Arbeitsanweisungen vom Posteingang bis zum Postausgang, aber auch die Bedienungs- und Programmieranleitungen für die genutzten EDV-Systeme gehören zur Verfahrensdokumentation, wie auch alle Bedienberechtigungen.

Verfahrensdokumentation ist mehr als die Summe aller Bedienungsanleitungen

Je größer ein Unternehmen ist, umso eher liegt bereits eine Verfahrensdokumentation vor. Nur so kann ein effektives Miteinander der einzelnen Unternehmensbereiche mit ihren jeweiligen Rechten und Pflichten organisiert werden kann. In kleinen und mittleren Unternehmen gibt es meist flachere Hierarchien und so empfindet so mancher Unternehmensinhaber die Verpflichtung zur Erstellung eine Verfahrensdokumentation als Last. Doch eine schriftliche Abfassung der wichtigsten im Unternehmen anfallenden Prozesse ist eine gute Möglichkeit zu überprüfen, wie die Praxis tatsächlich aussieht und wo Verbesserungsmöglichkeiten sind.

Beim Erstellen der Verfahrensdokumentation sollten auch Fragen gestellt werden, wie z.B.: Wer ist für die schriftliche Eingangspost verantwortlich? Wie ist der elektronische Posteingang geregelt? Wie ist mit unbekannten E-Mails umzugehen? Wer hat im Unternehmen auf welche elektronischen Daten Zugriff?

Betrügereien nicht zum Opfer fallen

Dabei ist die Beantwortung solcher Fragen nicht nur eine Pflichtübung für das Finanzamt. Mit der zunehmenden Digitalisierung der wirtschaftlichen Prozesse steigen die Betrügereien, die über das Internet dem Unternehmen Schaden zufügen wollen. So wird immer wieder vor E-Mails gewarnt, die im Anhang einen Trojaner mitführen und erheblichen Schaden an den Computersystemen des betroffenen Unternehmens anrichten können. Aber auch Scheinrechnungen von real existierenden Firmen sind eine beliebte Betrugsstrategie. Die Namen und Adressen der realen Firmen stammen aus dem Internet. Während die Fake-Rechnung eines langjährigen Geschäftspartners in der Regel schnell erkannt wird, ist dies bei neuen Geschäftspartnern nicht immer einfach. Ein kritischer zweiter Blick hilft in solchen Fällen weiter. So weist in der Regel eine falsche oder fehlerhafte Anrede oder schlechte Rechtschreibung bereits auf Betrug hin. Gibt es nun die Anweisung, dass jede Bestellung – egal ob telefonisch, per Internet oder schriftlich in Auftrag gegeben – im Unternehmen zu dokumentieren ist, kann der Abgleich der fraglichen Rechnung mit der eigenen Bestellnotiz den Betrug aufdecken.

Regelmäßige Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer festlegen

Auch die regelmäßige Überprüfung der auf der Rechnung aufgeführten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kann helfen,betrügerische Rechnungen aufzudecken und so Schaden im Unternehmen zu vermeiden. Bei erstmaliger Rechnungslegung durch einen neuen Geschäftspartner ist es ratsam immer die USt-IdNr. zu überprüfen. Aber auch bei regelmäßigen Geschäftskontakten sollte in gewissen Abständen die USt-IdNr. überprüft werden. Dies ist auch ratsam zur Sicherung der Vorsteuerabzugsberechtigung, denn die Vorsteuer kann nur geltend gemacht werden, wenn eine korrekte Rechnung vorliegt, zu deren Pflichtbestandteil die Angabe der Steuernummer oder USt-IdNr. gehört.

(Stand: 03.04.2017)

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